Klastry mogą być tworzone oddolnie, z inicjatywy przedsiębiorstw - przyszłych członków klastra oraz odgórnie, np. przez organizacje samorządowe, jako element polityki regionalnej. W Polsce dominują inicjatywy oddolne. Grupa inicjatywna, w której z reguły dominującą rolę odgrywają przedsiębiorstwa, identyfikuje obszary, cele i zadania, których realizacja przy udziale i współpracy różnych podmiotów może przynieść wymierne efekty gospodarcze, w praktyce trudne do osiągnięcia przez jeden podmiot gospodarczy. Dodatkowym elementem wzmacniającym podejmowane inicjatywy jest efekt synergii. Nie od dzisiaj wiadomo, że efekty pracy nawet 2-osobowego zespołu, są z reguły większe niż suma efektów 2-ch osób działających osobno. Efekty synergii mogą występować w różnych sferach współpracy oraz obszarach aktywności gospodarczej klastra. Korzyści ze współpracy w klastrze dostrzegają zarówno małe jak i duże przedsiębiorstwa. Wymierne efekty gospodarcze są także udziałem jednostek współpracujących z klastrem.
Przystępując do prac nad tworzeniem klastra należy określić obszar i zakres działań organizacyjnych . Nie ulega wątpliwości, że celem działań powinno być powołanie sprawnej organizacji, funkcjonującej i realizującej zadania w złożonej i wielowymiarowej przestrzeni wzajemnych relacji i powiązań. Wynikiem działań powinien być dobrze zorganizowany klaster, który podjął realizację przynajmniej jednej inicjatywy klastrowej, zgodnie z nakreślonymi celami i zadaniami. Warunek ostatni jest konieczny, bowiem tworzenie klastra nie może zakończyć się np. na etapie organizacyjnym, umożliwiającym jedynie sprawne organizowanie spotkań przedstawicieli – osób reprezentujących członków klastra.
Trzy (etapy) sfery procesu tworzenia klastra
Proces tworzenia klastrów powinien moim zdaniem obejmować trzy (etapy) sfery:
1) sferę pierwotną nieformalną stanowiącą istotę klastra, w której funkcjonuje:
- zgromadzenie przedstawicieli podmiotów klastra,
- rada klastra,
oraz opcjonalnie: - grupa koordynująca i zarządzającą procesem tworzenia klastra,
2) sferę zarządzania klastrem obejmującą zadania organizacyjno-zarządcze związane z funkcjonowaniem klastra, powinien realizować:
- organ (instytucjonalny) powołany do koordynowania działalności klastra oraz inicjowania i wspierania realizacji podjętych zadań (np. stowarzyszenie),
3) sferę inicjatyw klastrowych (wspólnych działań, przedsięwzięć), dla realizacji których w głównej mierze klaster został powołany.
Podjęte działania i realizowane etapy powinny być (moim zdaniem) udokumentowane odpowiednimi umowami. Porozumienie-umowa o współpracy i powołaniu klastra wraz z regulaminami funkcjonowania organów klastra może dokumentować 1-szy etap. Dokumentacja związana z uchwaleniem statutu i rejestracją stowarzyszenia może dokumentować w podstawowym zakresie 2-gi etap. Każde wspólne przedsięwzięcie i działanie w obszarze inicjatyw klastrowych powinno być uregulowane na drodze umownej (3-ci etap). Wydzielenie 3-ch sfer w procesie tworzenia klastrów wraz z proponowanym sposobem dokumentowania działań, to struktura gwarantująca odpowiedni podział i hierarchię kompetencji, a w konsekwencji sprawność działania klastra.
Zgromadzenie przedstawicieli i rada klastra
Zgromadzenie przedstawicieli podmiotów klastra to organ klastra, który decyduje o powołaniu klastra oraz podejmuje najważniejsze decyzje (systemowe) na etapie jego funkcjonowania. W zgromadzeniu przedstawicieli zasiada z reguły jeden z członków zarządu każdego podmiotu klastra. W fazie rozwoju klastra, w zgromadzeniu biorą udział także przedstawiciele nowych członków klastra.
Każdy podmiot klastra powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do rady klastra. Członkami rady klastra mogą być w szczególności członkowie zarządów podmiotów klastra lub osoby przez nich upoważnione. Rada klastra może wydawać w okresie między obradami zgromadzenia przedstawicieli, decyzje w kluczowych sprawach klastra.
Dla sprawnego przebiegu realizacji zadań klastra, wybiera się często grupę koordynującą i zarządzającą procesem tworzenia klastra. Grupa ta może mieć charakter tymczasowy – do czasu zakończenia procesu tworzenia klastra. W przypadku gdy grupa ta ma charakter stały, powoływana jest spośród pracowników podmiotów-członków klastra i jej zadania obejmują oprócz procesu tworzenia także obszar działań klastra.
Sfera zarządzania klastrem
Zadania organizacyjno-zarządcze klastra, w szczególności organizowanie spotkań rady klastra oraz inicjowanie, organizowanie, koordynowanie i wspieranie realizacji zadań wskazanych przez radę klastra, powierza się z reguły nowo powołanemu podmiotowi prawnemu (np. stowarzyszeniu). Powołany podmiot prawny dla zarządzania i koordynowania działaniami klastra, może w wybranych i upoważnionych obszarach reprezentować klaster w relacjach handlowych (w transakcjach gospodarczych), np. w wystąpieniach w imieniu klastra do jednostek publiczno-prawnych o wsparcie klastra w ramach programów rozwoju regionalnego czy o wsparcie działań klastra z funduszy europejskich. Alternatywą tutaj jest zlecenie zadań związanych z zarządzaniem i koordynowaniem działalności klastra niezależnej wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Rozwiązanie to stosowane w kilku krajach UE, praktycznie w Polsce nie występuje.
Sfera inicjatyw klastrowych
Sfera inicjatyw klastrowych obejmuje wspólne działania i przedsięwzięcia dla których klaster został powołany. Obejmować ona może: tworzenie i doskonalenie systemu informacji i komunikacji w klastrze, wspólne szkolenia, wymianę kadr, przepływ technologii, kreowanie produktów i rozwiązań innowacyjnych, prace badawczo-rozwojowe i prorozwojowe, a ponadto: przygotowanie budżetów i planów realizacji inicjatyw klastrowych oraz wdrażanie ich w życie. W realizację zadań (inicjatyw klastrowych) w różnym wymiarze i zakresie mogą być zaangażowane wszystkie podmioty klastra lub tylko te, dla których dana inicjatywa wpisuje się w działalność biznesową. Zasady realizacji zadań wymagających zaangażowania różnego rodzaju zasobów (w tym nakładów finansowych) zainteresowanych firm, powinny być spisane formie umowy, stanowiącej zabezpieczenie prawne stron uczestniczących w danym przedsięwzięciu klastrowym.
Jaki model procesu tworzenia klastrów?
Proponowany wyżej model ma charakter systemowego (pełnego) podejścia do procesu tworzenia, rozwoju i działania klastrów. W praktyce spotyka się wielu różnorodnych rozwiązań organizacyjnych. Istnieją w Polsce klastry działające w oparciu o umowę konsorcjum, gdzie zarządzanie klastrem powierza się liderowi konsorcjum i jedna umowa o skomplikowanej konstrukcji prawnej obejmuje niektóre wymienione wyżej sfery działania. W tak zorganizowanej strukturze występuje szereg problemów w różnych fazach działania i rozwoju klastra. Są także klastry, które działają wyłącznie w oparciu a strukturę stowarzyszenia. Problem w tym, że członkiem stowarzyszenia może być tylko osoba fizyczna. Porozumienie przedsiębiorstw i innych podmiotów klastra zastępuje się tutaj członkostwem w stowarzyszeniu wskazanych ich przedstawicieli. W procesie tworzenia klastrów można także spotkać inne formy prawne, np. fundację, izby gospodarcze, lokalne grupy działania. Proponowany wyżej model łączy naszym zdaniem zalety różnych form prawnych, stosowanych na 3-ch różnych etapach tworzenia, rozwoju i działania klastrów.
W krajach UE występuje bardzo duża różnorodność struktur gospodarczych określanych mianem klastrów. Są nawet przypadki nazywania klastrami pewne koncentracje przemysłów lub rynków, bez żadnych strukturalnych powiązań. Doświadczenia krajów UE oraz nasze własne polskie doświadczenia wskazują, że powinniśmy rozwijać „polski” model klastrów.